Data och metadata in

Arbetsprocess

Vad kan lämnas in?

Data:

  • Forskningsdata och material som ligger till grund för vetenskaplig analys inom något forskningsområde. 
  • SND rekommenderar ett antal olika filformat som är lämpliga med tanke på återanvändning och långtidsbevarande. Kravet vid inlämning är dock att materialet kan extraheras i ett användbart skick. Kontakta din lokala forskningsstödsenhet (DAU) eller SND (ur@snd.gu.se) om du har frågor om filformat.
  • Data som lämnas in måste vara anonymiserade (avidentifierade). Begränsningen gäller dock inte om forskningshuvudman är Göteborgs universitet. Begränsningen med avidentifierade data kommer på sikt inte att gälla för de lärosäten som inrättar en DAU, då data hos dessa lärosäten kommer att lagras lokalt. Med anonymiserade data avses individdata där det inte är möjligt att direkt eller indirekt knyta uppgifter till en fysisk person som är i livet. Individdata räknas som anonymiserade i de fall det inte finns någon kodnyckel kvar, inte ens hos primärforskaren.

Metadata och annan dokumentation:

  • Formuläret för att beskriva och lämna in data används för att ge en strukturerad beskrivning av forskningsmaterialet. Fälten i formuläret anpassas efter den ämnesprofil du väljer för din databeskrivning.
  • Om projektets forskningsdata görs tillgängliga någon annanstans än via SND kan du ändå beskriva dem så att de blir synliga och sökbara i den nationella forskningsdatakatalogen. Det behöver då framgå var och hur data finns tillgängliga. I formuläret kan du t.ex. ange om datamaterialet har en persistent identifierare (PID) och åtkomstvillkor.
  • Förutom den information som anges i formuläret kan annan dokumentation bifogas, som enkäter, variabellistor, studieprotokoll, metodbeskrivningar, rapporter m.m. Sådan dokumentation är ofta nödvändig för att nya användare ska förstå datamaterialet.

Vem kan lämna in data?

Data kan lämnas in av personer som företräder en forskningshuvudman, alltså en statlig myndighet eller en fysisk eller juridisk person som driver verksamheten där forskningen utförs. Ett lärosäte, en forskande myndighet eller ett landsting är forskningshuvudman för den forskning som bedrivs inom deras verksamhet. Det är alltid huvudmannen som har det yttersta ansvaret för forskningen.

Ofta är det forskare anställda vid ett lärosäte som tar initiativ till och hanterar inlämningen av data. Forskaren gör det då som representant för sitt lärosäte, forskningshuvudmannen. Det kan också vara någon annan medarbetare i ett forskningsprojekt som sköter databeskrivningen, det viktigaste är att det är någon som kan materialet för att det ska bli så väldokumenterat som möjligt.

Beskriva, dokumentera och lämna in data

Första steget mot att skapa en katalogpost i SND:s forskningsdatakatalog är att välja om du ska göra data tillgängliga via katalogen eller om du bara vill skicka in en databeskrivning. Du behöver också välja hur andra ska gå tillväga för att ta del av de data du eventuellt laddar upp. Det här gör du genom att välja en tillgänglighetsnivå för data.

I steg två fortsätter du med att beskriva datamaterialet i formuläret. Här kan du bl.a. ange vem som ansvarar för datamaterialet, hur det har samlats in, nyckelord och mycket mer. Annan relevant information som projektbeskrivning, kodböcker, publikationer som använder materialet o.s.v. kan också laddas upp eller länkas till via formuläret.

Om du har valt att lämna in data laddar du upp datafilerna via formuläret. Om datafilerna är för stora för att kunna laddas upp, eller om de innehåller känsliga data, kan du kontakta SND via ur@snd.gu.se för att hitta ett lämpligare sätt att lämna in dem, alternativt din lokala DAU.

Innan data skickas in får du, som representant för forskningshuvudmannen, läsa igenom och godkänna vårt avtal. I avtalet regleras bl.a. förutsättningar och villkor för de data som lämnas in, och förutsättningar för hur data ska göras tillgängliga. På sikt kommer detta avtal att ersättas av ett engångsavtal för de lärosäten som har etablerat en DAU. Du ges också möjlighet att lämna ett meddelande i samband med inlämningen, något som är bra att göra om det t.ex. är viktigt att data tilldelas en PID (persistent identifierare) inom ett visst datum.

När du skickat in metadata och data via formuläret kommer medarbetare vid DAU och SND att granska materialet och förbereda för att skapa en katalogpost i SND:s nationella forskningsdatakatalog.

Denna process kan du läsa mer om under Granskning och bearbetning.