Data och metadata in

Arbetsprocess

Vad kan göras tillgängligt?

Data:

  • Forskningsdata och material som ligger till grund för vetenskaplig analys inom något forskningsområde. 
  • SND rekommenderar ett antal olika filformat som är lämpliga med tanke på återanvändning och långtidsbevarande för olika typer av data. Kravet vid inlämning är dock att materialet kan extraheras i ett användbart skick. Kontakta din lokala stödenhet för forskningsdata eller SND (ur@snd.gu.se) om du har frågor om filformat.
  • Data som lämnas in måste vara anonymiserade (avidentifierade), med undantag om forskningshuvudman är Göteborgs universitet. Begränsningen med avidentifierade data kommer på sikt inte att gälla för de lärosäten som har kopplat en egen lagringsyta till DORIS. När detta är på plats kommer systemet att automatiskt känna av vilka möjligheter som finns för dig. Med anonymiserade data avses individdata där det inte är möjligt att direkt eller indirekt knyta uppgifter till en fysisk person som är i livet. Individdata räknas som anonymiserade i de fall det inte finns någon kodnyckel kvar, inte ens hos primärforskaren.

Metadata och annan dokumentation:

  • I DORIS skapas nya databeskrivningar genom att fylla i ett formulär. Formuläret används för att ge en strukturerad beskrivning av forskningsmaterialet och fälten i formuläret anpassas efter den ämnesprofil du väljer. Finns det ingen specifik ämnesprofil som passar dina data använder du den s.k. allmänna profilen som är mer generell.
  • Om projektets forskningsdata görs tillgängliga någon annanstans än via SND kan du ändå beskriva dem så att de blir synliga och sökbara i den nationella forskningsdatakatalogen. Det behöver då framgå var och hur data finns tillgängliga. I formuläret kan du t.ex. ange om datamaterialet har en persistent identifierare (PID) och åtkomstvillkor.
  • Förutom den information som anges i formuläret behöver även annan dokumentation bifogas, som enkäter, variabellistor, studieprotokoll, metodbeskrivningar, rapporter m.m. Sådan dokumentation är ofta nödvändig för att nya användare ska förstå datamaterialet.

Mina sidor hittar du mer specifik information om hur du kan förbereda data inför tillgängliggörande och de krav som data och metadata måste uppfylla innan de kan göras tillgängliga i SND:s forskningsdatakatalog.

Vem kan beskriva och dela data hos SND?

Data kan lämnas in av personer som företräder en forskningshuvudman, alltså en statlig myndighet eller en fysisk eller juridisk person som driver verksamheten där forskningen utförs. Ett lärosäte, en forskande myndighet eller ett landsting är forskningshuvudman för den forskning som bedrivs inom deras verksamhet. Det är alltid huvudmannen som har det yttersta ansvaret för forskningen.

Ofta är det forskare anställda vid ett lärosäte som tar initiativ till att tillgängliggöra data. Forskaren gör det då som representant för sitt lärosäte, forskningshuvudmannen. Det kan också vara någon annan medarbetare i ett forskningsprojekt som sköter databeskrivningen, det viktigaste är att det är någon som kan materialet för att det ska bli så väldokumenterat som möjligt.

Beskriva, dokumentera och lämna in data

Första steget mot att skapa en katalogpost i SND:s forskningsdatakatalog är att skapa en användare på Mina sidor och gå in i dokumentationssystemet DORIS. Fundera på om du ska göra data tillgängliga via katalogen eller om du bara vill skicka in en databeskrivning.

I steg två skapar du en ny databeskrivning genom att börja fylla i formuläret. Om du bestämt dig för att ladda upp data är det dags att välja hur andra ska gå tillväga för att ta del av dem. Det här gör du genom att välja en tillgänglighetsnivå för data.

Sedan fortsätter du att beskriva datamaterialet i formuläret. Här kan du bl.a. ange vem som ansvarar för datamaterialet, hur det har samlats in, nyckelord och mycket mer. Annan relevant information som projektbeskrivning, kodböcker, publikationer som använder materialet o.s.v. kan också laddas upp eller länkas till via formuläret.

Om du har valt att tillgängliggöra data laddar du upp datafilerna via formuläret. Om datafilerna är för stora för att kunna laddas upp, eller om de innehåller känsliga data, kan du kontakta SND (ur@snd.gu.se) eller din lokala stödenhet för forskningsdata för att hitta ett lämpligare sätt att lämna in dem.

Innan databeskrivningen skickas in får du, som representant för forskningshuvudmannen, läsa igenom och godkänna vårt avtal. I avtalet regleras bl.a. förutsättningar och villkor för de data som lämnas in, och förutsättningar för hur data ska göras tillgängliga. Du får också möjlighet att lämna ett meddelande, något som är bra att göra om det t.ex. är viktigt att data tilldelas en PID (persistent identifierare) inom ett visst datum.

När du skickat in din databeskrivning kommer den att granskas och förberedas för en katalogpost i SND:s nationella forskningsdatakatalog.

Denna process kan du läsa mer om under Granskning och bearbetning.