Skydda data

Datahanteringsplanen bör innehålla resonemang kring de juridiska och forskningsetiska frågeställningar som är viktiga att ta ställning till under projektets gång, och som behöver hanteras för att projektet ska kunna avslutas på ett korrekt sätt. För mer utförlig information om vad detta kan innebära, se SND:s material om juridiskt regelverk för forskning.

Information om forskningsjuridik kan du också hitta på Datainspektionens och CODEX webbplatser. CODEX drivs av Vetenskapsrådet och Centrum för forsknings- och bioetik vid Uppsala universitet för att informera forskare om lagar, regler och riktlinjer för svensk forskning.

Vad bör tas upp i en datahanteringsplan?

  • Etikprövning Ska en etikprövning göras? För att säkerställa att data hanteras korrekt redan från start är det viktigt att tidigt reda ut vad som gäller för det specifika forskningsprojektet.
  • Informerat samtycke Finns det behov av informerat samtycke? Dataskyddsförordningen reglerar under vilka förutsättningar det är tillåtet att behandla personuppgifter. För att eventuella forskningspersoner ska kunna samtycka till att deras personuppgifter behandlas i forskning måste personen först ges information om vad personuppgifts­behandlingen innebär. Sådant samtycke benämns informerat samtycke.
  • Skydd av respondent Hur ska respondenternas identitet skyddas? Att säkerställa att det finns skydd för den personliga integriteten är en fundamental grundsats i forskning och en viktig etisk skyldighet gentemot de respondenter som deltar i ett forskningsprojekt.
  • Personuppgiftsansvarig Är behandling av eventuella personuppgifter anmälda till personuppgiftsansvarig i enlighet med huvudmannens (lärosätets) regelverk? Om forskningsmaterialet kommer att innehålla personuppgifter ska detta anmälas. Huvudmannen är enligt lag (Dataskyddsförordningen art. 30) skyldig att föra en registerförteckning över alla projekt där behandling av personuppgifter sker.
  • Konfidentiell information Innehåller materialet konfidentiell information som innebär speciella krav på begränsning av åtkomst under projekttiden? T.ex. persondata, säkerhetsklassad data, etc. Lärosätets IT-avdelning (eller motsvarande) bör i så fall kontaktas så att data hanteras korrekt med hänseende till dess informationsklassning (se Datahantering under projektet).
  • Upphovsrätt Finns det upphovsrättsliga frågor att ta ställning till? Behövs tillstånd för att samla in det material som är tänkt att användas? Upphovsrättslagen reglerar när och hur det är tillåtet att nyttja upphovsmannens verk. Tillstånd för att använda upphovsrättsskyddat material inbegriper samtycke, avtal och licens. Den upphovsrättsliga skyddstiden löper ut 70 år efter upphovsmannens död.
  • Avtal med andra aktörer Finns det behov av att skriva avtal med andra aktörer, t.ex. om data från andra än det egna lärosätet ska användas? Om det är aktuellt med avtal, ange med vilka aktörer och var avtalen ska förvaras.
  • Restriktioner Kommer det att finnas andra restriktioner för åtkomst av materialet? Kommer det att behövas åtkomstregler? Det kan t.ex. finnas policyer från dataproducenter eller på den arbetsplats där forskningen bedrivs som medför begränsningar i åtkomst till data under och efter projektet.
  • Embargo Kommer det att finnas embargo (dvs. ett tillfälligt stopp för tillgängliggörande) på delar av eller hela datamaterialet? Embargo kan sättas tillfälligt t.ex. om man inväntar besked om en patentansökan, då materialet placeras under sekretess under behandlingstiden. I de fall som hela eller delar av ett datamaterial omfattas av embargo, behöver man säkerställa att det inte bryts under den aktuella tiden. Genom att ange eventuell embargotid samt anledning i datahanteringsplanen finns informationen tillgänglig för de som arbetar med datamaterialet.
  • Arkivering och bevarande Forskningsmaterial ska alltid arkiveras vid det egna lärosätet i enlighet med Arkivlagen (SFS 1990:782). Gå igenom och förbered de handlingar som ska arkiveras. Om data även ska deponeras vid ett datarepositorium, för långtidsbevarande och eventuellt tillgängliggörande, se till att ta kontakt i god tid och klargör vem som ska vara kontaktperson gentemot repositoriet.