Filformat

När du väljer filformat bör du vara medveten om att alla format med tiden riskerar att bli föråldrade. Skulle det hända så är det möjligt att framtida datorprogram inte kommer att kunna läsa eller visa informationen i filerna korrekt. Med andra ord kanske det inte alls går att öppna en fil och använda de data som sparats i den. För att minska risken för att en fil blir oläsbar bör du välja filformat som med stor sannolikhet går att använda även i framtiden, och framtiden i det här fallet kan vara redan om fem–tio år.

Filformat som har god chans att överleva uppfyller fyra kriterier:

  1. De är vanliga
  2. De kan läsas av många olika program
  3. De är väl dokumenterade, d.v.s. det går att hitta en teknisk specifikation som berättar hur formatet lagrar information
  4. De är öppna/icke-proprietära.

På SND:s sida med filformat kan du se några förslag på lämpliga format för olika datatyper.

Arbetsfiler

Du ska givetvis välja ett filformat som passar för din datainsamling och tänkta analysmetod, men det är värt att i förväg ta reda på om filformatet också passar för att bevara data på lång sikt. Går det inte att redan från början av projektet välja ett filformat som lämpar sig för bevarande, så kan ett alternativ vara att ha ett format för filer som du arbetar med och sedan konvertera de filer som ska bevaras till ett format som är lämpligt för detta. Ange då i projektdokumentationen vilka format du valt och för vilka syften. Om du vill ha råd om lämpliga filformat för långtidsbevarande, så kan du kontakta funktionen för forskningsdatastöd på ditt lärosäte.

Proprietära filformat

Om det finns två likvärdiga filformat där det ena formatet kan läsas av flera programvaror medan det andra bara kan läsas av ett enda program så är det säkrare att välja formatet som kan läsas av flera program. Att ett filformat är proprietärt innebär att det finns en ägare (vanligtvis ett företag) som bestämmer hur formatet fungerar, vilket påverkar i vilka program det kan användas. Många proprietära filformat är låsta och kan bara öppnas i program som har utvecklats av samma ägare.

Vad händer med informationen i en fil i ett proprietärt format om ägaren går i konkurs eller bestämmer att det är för dyrt att fortsätta stödja filformatet? I värsta fall kan all information vara förlorad. (Läs mer om programvaror i avsnittet Programvara.)

Det finns proprietära filformat som även kan öppnas av andra programvaror, antingen direkt eller genom att de importeras/konverteras till programmets eget filformat, men det finns risk för att innehållet i filen då ser konstigt ut och att allt inte följer med. På samma sätt kan man i en del programvaror välja vilket format man vill spara i och då även välja format som är utvecklade av andra, inklusive proprietära format. Även här bör man kontrollera att man fått med allt. Microsofts Office-program (Word, Excel, Powerpoint o.s.v.) är i högsta grad proprietära och även om det går att öppna en Word-fil (.docx) i ett annat program, så kan det hända att text och tabeller ser underliga ut. Det beror på att Microsoft äger formateringen och flera av typsnitten som används och inte vill dela med sig av dessa till sina konkurrenter.