Arkivering

Det finns flera skäl till att forskningshandlingar ska bevaras och arkiveras. Inte minst är det en kvalitetsfråga. Att forskningshandlingar finns arkiverade på ett strukturerat sätt är en förutsättning för transparens och är nödvändigt för att andra forskare ska kunna granska resultat och göra om analyser. Det är viktigt att förutsättningar ges för forskare kunna verifiera sina resultat om de blir ifrågasatta i efterhand. I detta avsnitt redogörs för existerande rättsliga krav på arkivering.

Allmänna handlingar från universitet och högskolor ska som regel arkiveras i enlighet med bestämmelser i Arkivlagen (1990:782) (ArkivL), som behandlar myndigheters arkivskyldighet. I detta sammanhang ska även nämnas Arkivförordningen (1991:446) och OSL. En grundprincip i Arkivlagen är att myndigheters arkiv ska bevaras och vårdas så att de tillgodoser bland annat rätten att ta del av allmänna handlingar och forskningens behov (3 §).

Gallring
Allmänna handlingar vid universitet och högskolor ska som huvudregel bevaras. Det är i princip förbjudet att förstöra allmänna handlingar om det inte föreligger lagstöd för detta, det vill säga att det föreligger en rätt till gallring. Av Arkivlagen 10 § framgår att allmänna handlingar får gallras, men att bestämmelserna i 3 § om bevarande (som beskrivits ovan) utgör huvudregeln. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statlig forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1) beskriver när det är möjligt att gallra i forskningshandlingar. Gallring är till exempel möjlig om handlingarna har mist sin betydelse. Ett exempel på detta skulle kunna vara en föredragningslista till ett sammanträde angående ett forskningsprojekt, där föredragningslistan kan sägas ha mist sin betydelse när sammanträdet väl har ägt rum och att det därefter har upprättats ett justerat protokoll. Däremot kan gallring inte ske av “handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i resp. forskningsprojekt” eller av “handlingar som speglar projektets kontext avseende t.ex. ekonomiska förutsättningar och externa kontakter samt visar eventuella förändringar i inriktning under arbetets gång” (6 §). Utöver detta ska även “sådana handlingar undantas från gallring som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort allmänt intresse” (7 §). Med andra ord ska forskningsdata som till sin natur är sådana att de inte är möjliga att samla in på nytt någon gång i framtiden – till exempel för att samma människor inte kan undersökas igen, samma plats grävas ut igen eller samma personer intervjuas under identiska förutsättningar igen – inte gallras utan arkiveras härifrån till evigheten.

För vissa forskningsområden kan det finnas mer specifika föreskrifter, till exempel vad gäller kliniska läkemedelsprövningar där Läkemedelsverkets bestämmelser ska beaktas. När det gäller digital arkivering är det viktigt att uppmärksamma att informationen inte är beständig i sig själv. Medan pappershandlingar normalt arkiveras vid ett tillfälle behöver digitala handlingar regelbundet konverteras (sparas om i ett nyare format) och migreras (överföras från ett medium till ett annat). Läsbarheten hos digitala filer bör därför kontrolleras regelbundet.

 

ARKIVLAGEN
Arkivlagen (SFS 1990:782) reglerar hur svenska myndigheter (däribland universitet och högskolor) ska sköta sina arkiv. Enligt lagens tredje paragraf är arkiven en del av det nationella kulturarvet och ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:
  • rätten att ta del av allmänna handlingar
  • behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
  • forskningens behov.
I arkivvården (6 §) ingår att myndigheten ska:
  • organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas
  • upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat, dels en systematisk arkivförteckning
  • skydda arkivet mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst
  • avgränsa arkivet genom att fastställa vilka handlingar som skall vara arkivhandlingar
  • verkställa föreskriven gallring i arkivet.