Offentlighet och sekretess

Den svenska offentlighetsprincipen innebär att det finns en grundläggande rättighet för alla medborgare att få ta del av allmänna handlingar. Denna rättighet uttrycks i Tryckfrihetsförordningens (1949:105, TF) andra kapitel. Här framgår det att huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga, men att det också finns vissa undantag. Undantag från denna regel regleras i Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL). Offentlighetsprincipen främjar ett fritt meningsutbyte och ger Sveriges medborgare insyn i myndigheters verksamhet. I forskningssammanhang är principen dessutom en grundförutsättning för att upprätthålla allmänhetens förtroende för forskningen.

Allmänna handlingar

För att förstå hur offentlighetsprincipen fungerar i forskningssammanhang är det viktigt att först reda ut vad som menas med en allmän handling. Med handling avses en “framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel” (TF 2 kap. 3 §). En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och antingen är inkommen till eller upprättad hos myndigheten (TF 2 kap. 3 §, 6-7 §§). En inkommen handling är en handling som antingen har skickats in till myndigheten av någon utomstående via brev eller e-post eller har kommit myndigheten tillhanda på annat sätt. Elektroniska dokument anses inkomna när de når tjänstemannens dator. Handlingen behöver således inte vara registrerad eller diarieförd för att anses som inkommen. Med upprättad handling menas att handlingen har skapats vid myndigheten och att den därefter har skickats iväg utanför myndigheten eller på annat sätt förmedlats, att ärendet till vilket handlingen hör har slutbehandlats eller att handlingen på annat sätt färdigställts. En handling som inte är slutgiltigt färdigställd kan betraktas som ett arbetsmaterial och är ännu inte en allmän handling.

Offentlighetsprincipen

Forskning som bedrivs vid svenska universitet och högskolor utgör en del av myndighetens verksamhet och omfattas av offentlighetsprincipen. Alla forskningshandlingar blir därför som regel allmänna handlingar. Exakt när detta sker skiljer sig dock åt beroende på vad för slags forskningshandling det rör sig om. Enkäter som används för insamling av data får exempelvis status som allmän och upprättad handling i och med att enkäten är färdigställd att användas. När sedan enkäten fylls i av forskningspersonen eller respondenten blir svaren i den ifyllda enkäten en allmän och inkommen handling när den skickas tillbaka till forskaren. Nedtecknandet av ett analysresultat från ett blodprov blir omedelbart en allmän handling. Fotografier eller ljud-/videoupptagningar som samlas in under ett projekts gång är att betrakta som färdigställda när de framkallats eller när upptagningen är avslutad.

Det är endast i de fall som forskningsdata skulle omfattas av sekretess i enlighet med någon regel i Offentlighets- och sekretesslagen som lärosätet kan neka ett utlämnande. Den som begärt att få ta del av materialet ges då inte rätt till detta. Här bör påminnas om att allmänna handlingar skapade av forskare anställda vid svenska universitet och högskolor har forskningsinstitutionerna som huvudman, inte forskarna själva (se Huvudmannaskap).

Utlämning

En allmän handling ska skyndsamt lämnas ut på begäran. Med detta menas att utlämningen ska ske genast om handlingen är omedelbart tillgänglig eller så snart som möjligt om det behövs något arbete innan handlingen kan lämnas ut. Detta kan till exempel innebära att handlingen måste tas fram ur ett arkiv eller att en sökning i en databas måste genomföras. Med utlämnande menas att personen som begärt ut handlingen ska få tillgång till den på stället, det vill säga få möjlighet att läsa eller på annat sätt ta del av handlingen där den finns tillgänglig. Alternativt kan personen få en kopia, vilket i så fall också ska göras så snabbt som möjligt. I vissa fall kan myndigheten ta ut fastställd avgift, se Avgiftsförordningen (1992:191).

Sekretess

Även om offentlighetsprincipen är huvudregeln finns det undantag där allmänheten inte har rätt att ta del av vissa uppgifter. Vid en intresseavvägning mellan allmänhetens intresse av tillgång till en viss handling och den enskildes rätt till skydd för den personliga integriteten så måste skyddet för den personliga integriteten i vissa fall väga tyngre, och uppgifter kan då komma att beläggas med sekretess. Med sekretess menas mer specifikt att det råder “förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmän handling eller på något annat sätt” (OSL, 3 kap. 1 §). I forskningssammanhang är sekretess­reglering centralt ur två aspekter, dels för forskares och allmänhetens möjligheter att få ta del av andra forskares forskningsdata, och dels för forskarens förutsättningar att skydda de inhämtade uppgifterna.

Det är bara när det finns stöd för sekretess i en sekretessregel i Offentlighets- och sekretesslagen som en allmän handling omfattas av sekretess och inte ska lämnas ut. Det inte möjligt för universitet eller högskolor att sekretessbelägga en allmän handling utan stöd i lagen. En forskare kan med andra ord inte utlova sekretess för uppgifter ifall det saknas lagstöd för detta. De uppgifter som kan bli föremål för sekretess finns angivna i Offentlighets- och sekretesslagen, och några exempel följer nedan:

  • “uppgift som rör en enskilds hälsa eller sexualliv, såsom uppgifter om sjukdomar, missbruk, sexuell läggning, könsbyte, sexualbrott eller annan liknande uppgift, om det måste antas att den enskilde eller någon närstående till denne kommer att lida betydande men om uppgiften röjs” (21 kap. § 1)
  • “uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning som utförs för forskningsändamål, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon närstående till denne lider men” (24 kap. 1 §).
  • “inom hälso- och sjukvården för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men” (25 kap. 1 §).

Det finns olika sekretessregler som omfattar olika sekretessområden, och det är bara inom det sekretessområde som specifikt anges i regeln som sekretess kan råda. Exempelvis finns en sekretessregel som anger att sekretess gäller inom hälso- och sjukvården för uppgifter om personers privata förhållanden (se hälso- och sjukvårdssekretess OSL 25 kap. 1 §). Men om samma uppgifter som omfattas av hälso- och sjukvårdssekretessen återfinns inom någon annan verksamhet än hälso- och sjukvården – exempelvis inom forskningsverksamheten – kan uppgifterna komma att sakna sekretesskydd. Om dessa uppgifter ingår i en allmän handling kan de således komma att utgöra offentliga uppgifter.

Vid en begäran om att få ta del av allmän handling görs en sekretessprövning av den myndighet som förvarar handlingen. Om handlingen faller in under någon av sekretessbestämmelserna i OSL ska det prövas ifall handlingen kan lämnas ut eller inte. De delar av handlingen som inte täcks av sekretesslagen ska lämnas ut enligt samma procedur som beskrivs för allmänna handlingar ovan.