SND:s pilotprojekt skapar rutiner för att hantera forskningsdata lokalt

Nyheter: 2019-05-17

Under våren har SND startat ett pilotprojekt för att tillsammans med ett antal lärosäten inom SND-nätverket testa den nya verksamhetsmodellen. Hantering och publicering av forskningsdata, som tidigare skötts centralt av SND, har i samband med piloten sakta men säkert börjat förflytta sig till de lokala Data Access Units (DAU:er) som etableras runt om i landet.  

Pilot i helikopter

När SND i vintras bjöd in till ett pilotprojekt för att testa DAU:ernas och forskarnas kommande arbetsrutiner visade det sig att intresset i nätverket var stort. Av totalt tolv anmälda valdes åtta ut för att delta: Chalmers, Göteborgs universitet, Högskolan i Borås, Kungliga tekniska högskolan, Malmö universitet, Polarforskningssekretariatet, SLU och Stockholms universitet.

Målet med piloten har varit att testa ett arbetsflöde där de lokala DAU:erna ska hantera och publicera metadata och forskningsdata från en eller flera forskare. Detta innebär både att skapa rutiner för arbetsprocessen och att testa de verktyg och resurser som SND tagit fram för ändamålet. Samtidigt är det också ett test av SND:s nya verksamhetsmodell där granskning, publicering och lagring av forskningsdata sker lokalt och SND-Göteborg fungerar som support och systemförvaltare.

Workshoppar för att testa kommande arbetsrutiner
Under piloten har SND-Göteborg anordnat workshoppar med personal från var och en av de åtta DAU:erna, där de fått pröva på ett arbetsflöde för att publicera forskningsdata i SND:s katalog. Detta innebär att deltagarna bland annat fått kontrollera inkomna data och granska metadata med hjälp av SND:s databeskrivningsformulär. Samtidigt har man fått tillfälle att utforska de stödresurser som sammanställts i SND:s DAU-handbok. Eftersom att piloten har strävat efter att skapa rutiner för samarbete mellan forskare och DAU har även forskare vid lärosätena deltagit under vissa workshoppar. SND-Göteborgs roll har varit att stötta och hjälpa DAU:erna i rätt riktning, vilket innebär att man samtidigt skapar rutiner för kontakterna mellan DAU och SND-Göteborg.

Vad kan vi lära oss?
En del av poängen med en pilot är att samla in feedback, och här har SND:s projekt verkligen varit fruktbart. Under pilotens gång har man lyckats samla in massor av värdefulla synpunkter från både DAU-personal och forskare. De frågor och funderingar som dykt upp visar tydligt på de problem som användarna av SND:s system och verktyg kan stöta på under arbetets gång, vilket är viktig kunskap för det fortsatta utvecklingsarbetet. Eftersom alla deltagare arbetat med olika typer av datamaterial har diskussionerna sett olika ut från fall till fall. En del har till exempel haft känsliga personuppgifter i sina data, vilket har lett till diskussioner om sekretess och juridik. Under några workshoppar har personer med IT- och arkivkompetens varit med, vilket även det gett en bra inblick i de lokala behoven och nya perspektiv att överväga.

Med hjälp av deltagarnas synpunkter och kommentarer kan SND fortsätta arbetet med att optimera arbetsflödet, utveckla och förbättra formuläret för att beskriva data, metadataprofilerna samt utöka och förbättra DAU-handboken. Samtidigt kan de rent tekniska bitarna som lagring, verktyg och buggar ses över. Efter en sammanställning av den feedback som kommit under piloten finns en ambition att dra igång arbetet på ytterligare lärosäten till hösten. Då ligger fokus på att testa arbetsprocessen tillsammans med fler forskare och att göra övningar för att skapa rutiner mellan alla involverade parter.

Ytterligare diskussioner på SND:s kommande nätverksträff
Efter utvärderingen av pilotprojektet anordnar SND en nätverksträff där vissa delar av piloten kommer att lyftas för diskussion med hela nätverket. Nätverksträffen, kallad ”Vårt arbete med forskare”, hålls i Gävle 3-4 juni och kommer att kretsa kring forskarstöd och praktiskt arbete med datahantering. Under träffen kommer det även att finnas ett pass som tar upp erfarenheter från pilotarbetet.