SND:s satsning positiv för arbetet med e-arkivering

Nyheter: 2017-06-08

E-arkivering är en aktuell fråga för landets universitet och högskolor. Detta visades tydligt genom att SND-forumet 2/6 samlade nästan 100 deltagare. Forumet hade tema e-arkivering och tillgängliggörande av forskningsdata.

SND anordnade seminariet för att tillsammans med representanter från Riksarkivet, landets lärosäten och andra berörda myndigheter diskutera e-arkivering. SND lämnade i mars in en ansökan till Vetenskapsrådet om bidrag för att ta fram en ny modell för att söka, lagra och lämna ut forskningsdata. Arbetet ska ske i samarbete med merparten av Sveriges universitet och högskolor. Läs sammanfattningen av ansökan här. Förhoppningen är att SND:s arbete med tillgängliggörande av forskningsdata också kan stimulera och underlätta ett samarbete kring e-arkiveringsfrågor.

Några lärosäten har infört e-arkiv, men väldigt få arkiverar i dagsläget digitala forskningsdata. Forskningsdata lagras för det mesta lokalt hos forskare och institutioner och sällan på ett systematiskt sätt.

Sofia Särdquist från tillsynsenheten vid avdelningen för offentlig informationshantering på Riksarkivet gav tillsammans med Eva Toller en redogörelse för Riksarkivets syn på situationen kring arkivering av forskningsdata. Hon ser stora möjligheter att forskningsdata kommer hanteras och vårdas bättre ur arkivsynpunkt än vad de gör i dag i och med SND:s arbete, t ex genom den lagringsyta för forskningsdata som ska tillhandahållas för lärosätena med koppling till SND.

Riksarkivet har nyligen genomfört en inspektionsinsats på svenska lärosäten, som visat att arkiveringen av vissa av forskningens handlingar som t ex beviljningar, beslut, styrgruppsdokument samt slutprodukter i de flesta fall fungerar bra. Forskningens primärdata omhändertas dock i lägre omfattning. Tydliga styrdokument för hur forskningshandlingar ska hanteras genom hela forskningsprocessen saknas ofta, liksom även strategier för bevarande av elektroniska primärdata inom forskningsprojekteten.

Ett annat ämne Sofia Särdquist tog upp är lärosätenas gallringsbeslut kring forskningshandlingar. Intentionen med RA-FS 1999:1 var att forskningsdata skulle bevaras i större utsträckning. Istället har lärosätenas tillämpningsbeslut medfört att forskningens primärdata ofta gallras enligt en generell gallringsfrist på t ex 10 år och utan närmare prövning om handlingarna ska undantas från gallring på grund av särskilt värde för fortsatt forskning inom eller utanför ämnet eller annan grund för bevarande. Det bör sättas lämpliga och anpassade gallringsfrister utifrån förutsättningar inom olika forskningsområden samt beslutas och följas upp kring rutiner om prövning om omhändertagande av primärmaterial.

Under dagen presenterades också några av de olika initiativ som pågår på lärosätena; Sveriges lantbruksuniversitet har kommit en bra bit med TILDA-projektet, Stockholms Universitet är aktiva med ett forskningsdataprojekt och Göteborgs Universitet har ett pågående projekt om e-arkivering. Sondre Strandskog Arnesen från Høgskulen på Vestlandet i Bergen berättade dessutom kort om hur situationen kring e-arkivering och tillgänglighet till forskningsdata ser ut i Norge. Avslutningsvis hölls en diskussion kring hur SND-samarbetet kan drivas vidare i relation till arbetet med e-arkivering på lärosätena.

Detaljerat program med länk till presentationerna finns här.